Back Office and Documentation Specialist

Responsibilities

• Procesar órdenes de compra, confirmaciones y modificaciones en los sistemas del cliente
• Preparar y verificar documentación de comercio exterior y logística antes de su presentación
• Ejecutar la verificación previa a la presentación según la taxonomía de motivos de rechazo definida
• Gestionar el proceso de incorporación de proveedores: recolección documental, verificación, registro y archivo
• Mantener los datos maestros de proveedores actualizados y verificados
• Administrar registros conforme a los requisitos del sistema de gestión del cliente
• Aplicar el modelo de captura única de datos, evitando reingreso de información entre sistemas
• Ejecutar la verificación de completitud documental antes de cada hito
• Coordinar con personal de operaciones, agentes de aduana y proveedores según sea necesario
• Identificar y reportar discrepancias, duplicidades o inconsistencias en los flujos documentales
• Mantener el archivo documental conforme a las políticas de retención y a la Ley 1581 de 2012
• Aportar mejoras a los procesos documentados
• Cumplir los objetivos de precisión, ciclo y aceptación en primera presentación

Requirements

• Español nativo o equivalente
• Inglés B2 o superior para lectura, redacción y coordinación con clientes
• Uno a tres años de experiencia en back office, comercio exterior, logística, administración o gestión documental
• Alta precisión y disciplina documental demostrable
• Dominio de Microsoft Excel a nivel intermedio o superior
• Bachillerato completo. Estudios técnicos, tecnológicos o universitarios en comercio exterior, administración, logística o contabilidad son una ventaja significativa
• Disponibilidad para trabajar de forma presencial en Barranquilla
• Documento de identidad colombiano vigente o permiso de trabajo válido

Preferred

• Experiencia en comercio exterior, logística portuaria o agencia de aduana
• Conocimiento de sistemas ERP (SAP, Oracle, Microsoft Dynamics)
• Conocimiento de procedimientos aduaneros colombianos y de la DIAN
• Experiencia con sistemas de gestión de calidad
• Certificación o formación en comercio exterior

What we offer

• Direct employment with Corpshore Colombia under the Colombian Labour Code
• Full social security affiliation: health (EPS), pension and occupational risk (ARL)
• Statutory service bonus (prima de servicios)
• Severance and severance interest (cesantías e intereses) as required by law
• Transport allowance where required by law
• Paid annual leave under the Labour Code, with additional days for length of service
• Prepaid medicine or supplementary health plan from day one, with family cover options
• Paid initial training and continuous development throughout employment
• Sponsored professional certification for eligible roles (COPC, ITIL, Six Sigma, HDI, ICMI, technical and cloud certifications)
• Language development support, with a focus on progression from B2 to C1 in English
• Documented career path with internal promotion prioritised
• Dual-monitor workstation and ergonomic seating at onsite locations
• Onsite, hybrid and remote arrangements depending on the role
• Staff wellbeing programme, including on-site psychological support for accounts handling sensitive content
• Access to career opportunities across the global Corpshore network

How to apply

Apply directly on this page. Attach your CV in Spanish, English or both. If no current vacancy matches your profile, join our talent community and we will contact you when a suitable role opens. Applications are reviewed daily. Shortlisted candidates are contacted within five business days.

Equal opportunity and data protection

Corpshore Colombia is an equal opportunity employer. We consider all qualified applicants without regard to gender, age, origin, religion, disability, marital status or any other characteristic protected under Colombian law. Personal data provided during the selection process is handled in accordance with Law 1581 of 2012 and Decree 1377 of 2013. It is used solely for recruitment purposes and retained under our documented retention policy. You may exercise your rights of access, rectification, update and deletion by contacting info@corpshore.solutions. The supervisory authority is the Superintendencia de Industria y Comercio.